Reklama

Twórz raporty - Sformatuj raport biznesowy

By 13 marca 2020 No Comments
seo" data-max-rows="2">

Wprowadzenie

Pisanie raportów jest czasochłonnym przedsięwzięciem, więc szkoda, jeśli po całym czasie spędzonym na pisaniu raportu jakość jest taka, że ​​prawie nikt nie ma problemu z jego odczytaniem. Szczerze mówiąc, większość czytelników raportów nie czyta całego raportu. Nie masz wystarczająco dużo czasu Możesz to wiedzieć i zaakceptować - to normalne. Czytają tylko te części, które ich interesują. Często są to podsumowanie, wnioski i rekomendacje.

Oczywiście, niektórzy czytelnicy potrzebują wszystkich szczegółów, które wprowadzasz tak ostrożnie, że są specjalistami, ale większość nie. Większość czytelników potrzebuje tylko dwóch rzeczy: że informacje, których szukają, są tam, gdzie się spodziewają, aby mogły je znaleźć, i że są napisane jasno, aby mogły je zrozumieć.

To jest podobne do czytania gazety. Oczekujesz, że nagłówki pojawią się na pierwszej stronie. raportowanie sportowe powinno być opóźnione; listy telewizyjne na dowolnej stronie i komentarz redakcyjny na środku. Jeśli to, czego chcesz, nie znajduje się na swoim zwykłym miejscu, musisz poszukać tego i możesz być zirytowany. To samo z raportem.

Istnieje konwencja o tym, co idzie gdzie. Trzymaj się konwencji i ciesz się z czytelników. Jeśli złamiesz konwencję, ludzie mogą się zirytować - i wyrzucić swój raport.

Jaka jest ta konwencja, standardowy format?

Sekcje standardowe

Sekcja tytułowa . W krótkim raporcie może to być po prostu przednia okładka. W długim przypadku może również zawierać specyfikację, spis treści itp.

Podsumowanie . Podaj jasną i bardzo precyzyjną prezentację najważniejszych punktów, najważniejszych wniosków i najważniejszych zaleceń. Krótko mówiąc, kilka procent całkowitej długości. Niektóre osoby, zwłaszcza kierownictwo, mogą nie czytać niczego innego. Napisz więc tak, jakby to był osobny dokument. Tak nie jest, ale dla niektórych osób może tak być. Mów krótko i bez żargonu technicznego, aby każdy mógł go zrozumieć i znaleźć najważniejsze punkty. Napisz na końcu, ale nie kopiuj i nie wklejaj go z samego raportu. to rzadko działa dobrze.

Wprowadzenie . To jest pierwsza część faktycznego raportu. Użyj tej opcji, aby ustawić tło dla & # 39; problem & # 39; i pokazać czytelnikowi, dlaczego raport jest dla niego ważny. Podaj opis swojej usługi (jeśli nie w sekcji tytułowej) i wyjaśnij, w jaki sposób uporządkowane są następujące szczegóły. Napisz to zwykłym angielskim.

Główny korpus . U podstaw raportu znajdują się fakty. Prawdopodobnie będzie kilka sekcji lub podsekcji, każda z własnymi napisami. Jest unikalny w twoim raporcie i opisuje, co dowiedziałeś się o problemie.

Te sekcje najprawdopodobniej zostaną przeczytane przez ekspertów, abyś mógł użyć odpowiedniego języka technicznego, ale wyjaśnić go podczas wprowadzenia. Uporządkuj informacje logicznie i zwykle układaj rzeczy według priorytetów - najważniejsze w pierwszej kolejności. Postępuj zgodnie z instrukcjami w każdej sekcji raportu.

Możesz dołączyć dyskusję wyjaśniającą znaczenie twoich wyników.

Wnioski . Przedstaw logiczne wnioski z dochodzenia w sprawie problemu. Połącz wszystko i może zaoferuj opcje na przyszłość. Wiele osób przeczyta tę sekcję. Napisz to zwykłym angielskim. Jeśli rozpocząłeś dyskusję, ta sekcja może być dość krótka.

Rekomendacje . Co sugerujesz zrobić? Nie wstydź się. Wykonałeś robotę, więc dawaj swoje zalecenia w kolejności pierwszeństwa i po angielsku.

Załączniki . Ustaw tutaj szczegóły, informacje, które prawdopodobnie tylko specjaliści chcą zobaczyć. Jeśli szczegół jest niezbędny dla twojej argumentacji, dołącz go do ciała jako wskazówki. Jeśli obsługuje tylko argument, może zostać zawarty w załączniku.

Wnioski i rekomendacje

Na koniec pamiętaj, że czytelnicy oczekują, że pewne informacje będą w niektórych miejscach. Nie oczekują, że znajdą to, czego chcą, a im trudniej to dla nich zrobisz, tym bardziej prawdopodobne jest, że odłożą twój raport na bok i zignorują go. Co powinieneś zrobić?

1. Postępuj zgodnie z ogólnie przyjętym formatem raportu: streszczenie, wprowadzenie, treść, wnioski, zalecenia i załączniki.
2. Uporządkuj swoje informacje logicznie w każdej sekcji, biorąc pod uwagę czytelnika, i zwykle układaj rzeczy według priorytetów - najważniejsze w pierwszej kolejności.

Powodzenia w pisaniu raportu!

Autor: Tony Atherton
© Tony Atherton 2005)